Sarana dan Prasarana Kantor

SARANA DAN PRASARANA

A.    Pengertian Sarana dan Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

·         Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1.       Peralatan atau Perlengkapan Kantor ( Office Supplies )

Peralatan atau Perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat , tepat, dan baik. Peralatan dan Perlengkapan kantor dibagi 2 yaitu :

a.       Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi

§    Peralatan/Perlengkapan kantor berbentuk lembaran

           Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop, dan map.

§    Peralatan/perlengkapan berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang bersifat nonlembar, yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas ( cutter ), pembuka surat ( letter opener ), pelubang kertas ( perforator ), stapler, isi stapler ( staples ), baki surat, kalender, jepitan kertas, stempel perusahaan, tempat pensil, kotak surat, kotak kartu nama, bantalan stempel, pita mesin tik, tinta printer, pita perekat, tip-ex, keranjang sampah, lem, jangka, dan lain-lainnya.

§   Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

·       Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris..

·       Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau
      relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.

·       Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan
     nomor-nomor penting lainnya.

·       Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

·       Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama
     setahun terakhir.

·       Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

·       Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.

 b. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

§        Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. Contoh barang habis pakai yaitu : penghapus, pensil, pulpen,spidol,kertas, stabilo dan lain sebagainya.

§          Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.Contoh barang tidak habis pakai atau tahan lama yaitu, gunting, penggaris, meja, kursi, lemari ,dan lain sebagainya.

2.      Mesin-Mesin kantor ( office Machine )

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.Contohnya yaitu , mesin foto kopi, mesin faximili, mesin scanner, mesin penghancur kertas dan lain sebagainya.

3.      Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.Contoh nya yaitu, mesin faximili, telephone, hand phone, aiphone dan lain sebagainya.

4.      Perabotan kantor ( office Furniture )

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.Contohnya yaitu, kursi, meja, rak dan lain sebagainya.

5.      Interior  kantor ( office arrangement )

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contohnya gambar presiden dan wakil pesiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/ kipas angin

6.      Tata ruang kantor ( office Lay Out )

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

§       Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

a.    Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Ø  Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

§  Mudah merubah ruangan.

§  Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.

§  Mudah dalam pengawasan.

§  Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

§  Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

§  Memperlancar arus pekerjaan.

§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.

Ø  Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

§  Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

§  Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.

§  Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b.    Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Ø  Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.

§  Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

§  Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Ø  Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

§  Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.

§  Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.

§  Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c.    Ruang kantor berhias adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,dekorasi, dan lainya.

Ø  Keuntungan tata ruang kantor berhias

§  Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

§  Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindari

§  Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

§  Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi mudah dicapai.

Ø  Kekurangan tata ruang kantor berhias

§  Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya

§  Biaya pemeliharaan tinggi

§  Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan murah

v  Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1.    Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

§  Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.

§  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

§  Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.

§  Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

§  Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

§  Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya
   diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.

§  Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan
   ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.

§  Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu
   dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

2.    Sistem Warna

d.   Macam-macam warna ada 3, yaitu :

v Warna primer (warna pokok).

v Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).

v   Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

f.     Pertimbangan dalam memilih warna ruang

   Ukuran ruang.

   Lokasi bangunan.

   Lokasi ruangan.

   Tipe ruang.

   Bentuk ruang.

   Tinggi ruang.

g.    Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

ü Kantor lebih menarik dan menyenangkan.

ü Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.

ü Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.

ü Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.

ü Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.

ü Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

3.    Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

§      Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

• Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.
• Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
•  

§      Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

Ø  Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.

Ø  Semangat kerja karyawan dapat meningkat.

Ø  Kesehatan karyawan lebih terpelihara.

Ø  Produktivitas kerja lebih meningkat.

Ø  Kualitas kerja menjadi lebih baik.

Ø  Memberi kesan yang baik kepada tamu.

4.    Sistem Penataan Suara

§      Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :

§  Konsentrasi karyawan terganggu.

§  Semangat kerja karyawan menurun.

§  Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.

§  Karyawan tambah lelah.

§  Kesalahan kerja banyak terjadi.

§  Produktivitas kerja rendah.

§      Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

o   Ruangan diberi penyadap suara.

o   Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.

o   Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).

o   Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :

1.        Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan  prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

§  Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

§  Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

§  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

§  Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

§  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

§  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

§  Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :

o   Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

§  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.

§  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.

§  Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.

o   Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

§  Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.

§  Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.

§  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.

§  Menyusun rencana pengadaan tahunan.

o   Barang tidak bergerak meliputi :

o   Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

§     Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.

§     Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.

§     Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.

§     Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.

§     Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

o   Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

§  Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.

§  Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

§  Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.

§  Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :

    Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.

    Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.

    Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.

    Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.

    Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.

    Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2.    Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

Þ   Agar barang tidak cepat rusak.

Þ   Agar tidak terjadi kehilangan barang.

Þ   Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

Þ   Memudahkan dalam pengawasan.

Þ   Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

Û   Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

Û   Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.

Û   Sifat barang yang disimpan.

Û   Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

Û   Prosedur dan tata kerja.

Û   Biaya yang disediakan.

Û   Tenaga yang diperlukan.

Û   Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

·       Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).

·       Barang disimpan dalam keadaan bersih.

·       Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

·       Barang disimpan di tempat yang memadai.

·       Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.

·       Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.

·       Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

·       Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.

·       Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3.    Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

§     Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.

§     Agar barang tidak mudah hilang.

§     Agar barang tidak kadaluarsa.

§     Agar barang tidak mudah susut.

§     Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

·       Pemeliharaan berdasarkan waktu

o   Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).

o   Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).

·         Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

o   Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

o   Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4.    Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

ü Agar peralatan tidak mudah hilang.

ü Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

ü Memudahkan dalam pengecekan barang.

ü Memudahkan dalam pengawasan.

ü Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

§  Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

§  Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

§  Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

5.    Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

o   Sebagai bahan pertanggung jawaban.

o   Sebagai pengendali persediaan.

o   Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.

o   Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

Ø Bukti penerimaan barang.                                              

Ø Bukti pembelian barang.

Ø Bukti pengeluaran barang.

Ø Kartu barang.

Ø  Kartu persediaan.

Ø Daftar inventaris.

Ø Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

o   Memeriksa barang.

o   Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

o   Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

o   Menghitung pengeluaran barang.

o   Menghitung sisa persediaan.

o   Mencatat mutasi barang.

o   Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.